علماً بأن الحضور يقتصر على الأعضاء الأساسيين (المهندسين السعوديين) المسددين لاشتراكاتهم بالهيئة حتى يوم انعقاد الجمعية العمومية على الأقل بما فيهم أصحاب المكاتب والشركات الهندسية والاستشارية والاستشارات الهندسية والتي تكون تواريخ انتهاء عضويتهم في الهيئة هي نفس تواريخ انتهاء سريان تراخيص مكاتبهم الحاصلين عليها من الهيئة السعودية للمهندسين.

تنويه: يلزم الحضور شخصياً للمشاركة في الاجتماع ولا يسمح بالتوكيل

كما تأمل الهيئة التأكد من إرفاق وإبراز المستندات التالية:

1-   بطاقة الأحوال المدنية أو أي وثيقة رسمية مثل (رخصة قيادة – جواز سفر).

2-  بطاقة العضوية في الهيئة سارية المفعول حتى تاريخ يوم الاجتماع على الأقل، أو بطاقة الاعتماد المهني الصادرة من الهيئة، ولأصحاب المكاتب الهندسية والاستشارية والاستشارات الهندسية يمكن إبراز الترخيص بمزاولة المهنة الصادر من الهيئة على أن يكون ساري المفعول حتى تاريخ يوم الاجتماع على الأقل.
في حال عدم توفر أي من ذلك سوف يتم التأكد من قاعدة معلومات الأعضاء والتراخيص المتوفرة بالهيئة.

كما تهيب الهيئة بالأعضاء الأساسيين المنتهية عضويتهم سرعة تجديدها ليتمكنوا من الحضور والمشاركة في اجتماع الجمعية العمومية.